Guía para emitir documentos CFDI 4.0
Se pueden emitir documentos en versión CFDI 3.0 y 4.0 hasta el 1 de abril del 2023, a partir de esta fecha solo será posible emitir facturas en 4.0.
La nueva versión CFDI 4.0 contempla algunos cambios generales y validaciones que serán implementadas sin mayor esfuerzo por los usuarios que sigan la presente guía, el principal problema para su adopción se presentará en la actualización de los datos de los clientes y empleados.
La autoridad ha restringido recientemente el acceso público a las bases de datos donde podían consultarse los datos de los contribuyentes, fortaleciendo así que los datos en un documento son responsabilidad única del emisor. Esta situación hace imposible que el PAC, su contador o Formatos Electrónicos consigan la información de sus clientes o empleados.
Hemos puesto a su disposición una serie de herramientas sin costo para simplificar y agilizar la revisión de los datos en catálogo sin embargo esto no resolverá algunos casos particulares en donde tendrá que solicitar la constancia fiscal. El departamento de soporte le apoyará con sus dudas pero no podrá conseguir la información de su cliente o empleado.
¿Qué debo de hacer para comenzar a emitir documentos en CFDI 4.0?
1.- Entender cómo capturar la razón social, código postal y régimen fiscal.
Validaciones que aplican para nosotros como emisores y para clientes y empleados como receptores
2.- Cambiar mis datos como emisor dentro del sistema.
Es vital para empezar a emitir en modalidad CFDI 4.0
3.-Cambiar los datos de mis clientes dentro del sistema.
Debe entender los requisitos del SAT ya que solamente el emisor puede conseguir los datos correctos para el timbrado, soporte no podrá ayudarle a conseguir los datos de sus clientes.
4.- Entender los nuevos campos y validaciones en los documentos.
5- Capturé los datos correctos de mi cliente, pero me sigue marcando error. ¿Qué hacer?
1.- Entender cómo capturar la razón social, código postal y régimen fiscal.
* Razón social de clientes o empleados (Se modifica el dato):
Sin acentos, sin comas, sin espacios antes o después de la razón social, en mayúsculas y sin el régimen societario. Debe encontrarse capturado tal como aparece en su cédula de identificación o constancia fiscal.
Representación de Occidente, S.A. de C.V. REPRESENTACION DE OCCIDENTE
González Díaz Alberto ALBERTO GONZALEZ DIAZ
Otros recursos disponibles:
El cliente o empleado insiste en que me ha proporcionado los datos correctos pero no puedo emitirle un comprobante.
Compruebe los datos en (Validador datos SAT), así podrá enviar una imagen a su cliente y solicitarle su constancia fiscal donde aparecerán los datos correctos. Existen casos documentados de errores de captura en el sistema del SAT, estos deben verse reflejados en la constancia.
Tengo el RFC pero no tengo el nombre correcto del receptor. (Funciona para personas morales pero tiene problemas con personas físicas) :
Ingrese al sistema de recuperación de certificados, con el RFC puede conseguir el nombre del contribuyente aunque será necesario capturarlo en el sistema sin el régimen societario.
Tengo el CURP pero no tengo el nombre en el caso de una persona física.
Ingrese a la consulta de CURP , Así podrá obtener el nombre correcto de una persona física.
Constancia de situación fiscal.
* Independientemente de las reglas que ha publicado el SAT existen datos documentados en los que no se aplican las reglas debido a que la razón social tiene errores de captura, en estos casos la única posibilidad es solicitar la constancia de situación fiscal para validar los datos.
* Régimen fiscal del cliente o receptor (Dato nuevo) :
612 - (Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales)
601 - (General de Ley Personas Morales)
* Código postal actualizado o como el SAT le llama "DomicilioFiscalReceptor"
(Ahora se valida que sea correcto) :
En el caso del timbrado de nómina es vital que solicite a sus empleados que verifiquen el C.P. que tienen registrado en el SAT, muchos empleados fueron dados de alta por patrones anteriores y desconocen esta información. Sin el dato correcto no podrá timbrar su nómina.
Si su cliente o empleado cambia de domicilio ante el SAT no podrá emitirle documentos hasta que refleje el cambio en su catálogo.
Anterior domicilio CP: 44130 Nuevo domicilio CP: 44150
2.- Cambiar mis datos como emisor dentro del sistema ( Razón Social, C.P. y Régimen fiscal)
* Cambiar nuestra razón social.
* Verificar nuestro código postal.
* Verificar nuestro régimen fiscal.
La dirección solo aparece como referencia en el PDF pero no es verificada para poder emitir documentos y no figura dentro del xml.
Estos cambios se realizan en: Configuración / Personalizar mi documento / Datos fiscales y para que se apliquen es necesario presionar guardar.
Si nuestros datos manifestados en el sistema son incorrectos no podremos emitir documentos, si tiene dudas respecto a sus datos le recomendamos pedir apoyo a su contador para verificarlos en una constancia fiscal emitida por el SAT.
Recuerde que la razón social debe aparecer como se indica en la parte (1) de la presente guía, Sin régimen societario, en mayúsculas, etc.
3.- Cambiar los datos de mis clientes en el sistema.
La edición puede realizarse de forma manual para cada registro desde los catálogos, sin embargo hemos puesto a su disposición herramientas sin costo que pueden ahorrarle tiempo y simplificar el trabajo. Su uso no es obligatorio, como usuario debe comprender las implicaciones y riesgos de modificar sus catálogos de forma automática.
TIP: Una vez modificado su catálogo entero no podrá deshacer el cambio por lo que le recomendamos migrar del CFDI 3.3 al 4.0 en un solo evento.
Vea el siguiente video para comprender el funcionamiento de las herramientas antes de usarlas.
Para ingresar a la validación masiva en el SAT puede hacer clic aquí.
4.- Entender los nuevos campos y validaciones en los documentos.
Facturas al público en general
* Desaparece el Uso del CFDI por definir. (Desaparece el campo)
Debe considerar la validación del uso de CFDI según el régimen del cliente o receptor. Por ejemplo si el régimen del receptor es (605- Sueldos y Salarios) no podrá emitir un documento con con uso (G03 - gastos en general) . Verifique el valor que corresponde en la siguiente tabla.
* La forma de pago 99 es condicional según el método de pago.
Si su método de pago es PUE - (Pago en una exhibición ) no podrá declarar que la forma de pago es
99 - (Por definir) ya que se asume que ya conoce dicha información.
Si su método de pago es PPD - (Pago en parcialidades o diferido) es obligatorio usar método de pago
99 - (Por definir) ya que la factura se asume no ha sido pagada al momento de la emisión y y solo se definirá cuando se emita el comprobante de pago timbrado que le corresponde.
* Facturas al público a clientes extranjeros.
Los datos para la emisión deben de darse de alta como Razón Social: CUALQUIER DATO en mayúsculas sin acentos, RFC: XEXX010101000 , Régimen Fiscal: 616 , Uso de Cfdi: S01.
Confirme con su contador que los datos son correctos para su caso en particular.
* Facturas al público en general por una venta específica.
La Razón Social debe ser diferente de : PUBLICO EN GENERAL , es decir NO puede usar PUBLICO EN GENERAL ya que su uso requiere información global de periodo, sin embargo puede usar cualquier otro nombre en mayúsculas y sin acentos ya que no será validado por el SAT. RFC: XAXX010101000 , Régimen Fiscal Receptor: 616 , Uso de Cfdi: S01, Estado y C.P. (Domicilio fiscal del receptor): el mismo C.P. del lugar de expedición.
Confirme con su contador que los datos son correctos para su caso en particular.
* Facturas globales por ventas al público en general. (Datos nuevos)
Los datos para la emisión deben de darse de alta como Razón Social: PUBLICO EN GENERAL en mayúsculas sin acentos, RFC: XAXX010101000 , Régimen Fiscal Receptor: 616 , Uso de Cfdi: S01, Estado y C.P. (Domicilio fiscal del receptor): el mismo C.P. del lugar de expedición.
Confirme con su contador que los datos son correctos para su caso en particular, si tiene más dudas puede consultar también la Guía de factura global 4.0.
En la sección de complementos de la parte inferior de su documento a timbrar se encuentra la información global necesaria para emitir la factura global.
* Facturas de productos sin impuestos (ObjetoImp). (Datos nuevos)
Si usted emite documentos sin impuestos es necesario que despliegue el detalle del concepto e indique en el siguiente apartado la opción correspondiente, si tiene alguna duda respecto a cuál opción le corresponde le recomendamos confirmarlo con su contador ya que es quien lleva a cabo su declaración.
Confirme con su contador cuál es la configuración que corresponde a sus productos o servicios, es la persona contextualizada que realiza sus declaraciones y se encuentra al tanto de sus obligaciones fiscales.
5.- Capturé los datos correctos de mi cliente, pero me sigue marcando error. ¿Qué hacer?
* Pida a su cliente su constancia fiscal actualizada.
Es la única fuente donde aparecen los datos tal como los requiere el SAT. Verifique los lineamientos para el nombre, en mayúsculas, sin acentos, sin régimen societario.
Representación de Occidente, S.A. de C.V. REPRESENTACION DE OCCIDENTE
González Díaz Alberto ALBERTO GONZALEZ DIAZ
* Copie y pegue los datos directamente desde la constancia en el sistema.
verifique que no tenga espacios antes o después del texto o espacios dobles entre palabras.
* Si el error continua.
El único lugar donde puede validar la información que se encuentra utilizando es haciendo clic aquí.
Una vez dentro debe hacer clic en ejecutar, poner la validación captcha y marcar el recuadro que le permitirá validar el RFC, nombre y código postal.
Si los datos son erróneos es necesario contactar a su cliente con una imagen de pantalla de la respuesta del sistema del SAT como prueba de que no cuenta con los datos correctos.
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Datos incorrectos
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Datos correctos
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Cuando timbre en 4.0 sabrá que el RFC y el nombre son correctos, estos datos no cambian, pero el código postal puede hacerlo en cualquier momento.
Ejemplo: Usted puede emitir el lunes una factura a su cliente, el martes su cliente actualiza su domicilio y el miércoles usted no podrá emitir documentos hasta que actualice su código postal.
Si tiene dudas específicas sobre algún formato le invitamos a conocer las guías oficiales de llenado así como los catálogos del SAT.
Guías de llenado
Guía de llenado Nomina 1.2 CFDI 4.0
Guía de llenado Pagos 2.0 CFDI 4.0
Catálogos
Matriz de errores